Situatie
Van 21 tot en met 27 juni vinden in Arnhem de European Transplant Games plaats. Ruim duizend getransplanteerde sporters en mensen die dialyse ondergaan, uit 24 Europese landen, komen een week lang samen. Vijftien sporten, met overal dezelfde boodschap: er is leven na een transplantatie. Celebrate Life, zo heet het thema van de week.
Wat het vroeg van de communicatie
Een evenement van een week vraagt om communicatie die niet hapert. Organisatie, vrijwilligers en medische ondersteuning moeten elkaar op elk moment kunnen bereiken. Daarvoor heb je genoeg gescheiden kanalen nodig, zodat de teams elkaar niet in de weg zitten, en een netwerk dat de hele week blijft staan.
Wat we deden
We begonnen bij de voorbereiding. De situatie was vooraf goed te scannen, en alles wat ertoe deed namen we uitgebreid met de organisatie door. Zo wisten we precies wat er nodig was: meerdere steunzenders en een kanaalindeling die past bij de manier waarop de teams werken.
De portofoons leverden we voorgeprogrammeerd en klaar voor gebruik. De installatie op locatie deed onze eigen monteur. Geen tussenpartijen, korte lijnen en iemand die het hele netwerk kent.
Resultaat
Een netwerk dat de hele week staat. Goede evenementencommunicatie merk je niet op. Sterker nog, hoe minder ervan opvalt, hoe beter. Werkt de techniek zoals het moet, dan houdt de organisatie haar handen vrij voor het programma zelf. En voor de ruim duizend mensen die deze week vieren dat er leven is na een transplantatie.
Dat we aan zo’n mooi en belangrijk evenement mogen bijdragen, betekent veel voor ons.